Phạm vi dự án là gì? Có thể nói phạm vi dự án là một phần quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ dự án quy mô dù lớn hay nhỏ. Để dự án thành công, yếu tố cần thiết để dự án được triển khai hiệu quả không thể không nhắc đến xác định pham vi. Tuy nhiên điều này cũng tiềm ẩn nhiều vấn đề nhất định khiến doanh nghiệp không thể đưa ra những phân tích chính xác nhất.
Vì vậy trong bài viết này, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tìm hiểu về khái niệm phạm vi dự án là gì? Những cách thức có thể giúp bạn xác định được cách xác định phạm vi, đặt ra những mục tiêu cụ thể và thời hạn để hoàn thành dự án tối ưu được chi phí đầu tư tốt nhất.
Khái niệm về phạm vi dự án
Phạm vi dự án chính là một phần của kế hoạch dự án cần có trong quá trình phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Nó bao gồm những việc như phải xác định và tiến hành liệt kê những danh sách dự án với những mục tiêu cụ thể nhất.
Cung cấp khả năng, thời gian, nguồn lực cũng như chi phí hoàn thành dự án. Những vấn đề này được xem xét và bàn luận để đưa ra kế hoạch chi tiết nhất cho từng dự án, gọi là phạm vi dự án. Nói một cách khác, phạm vi dự án chính là những điều cần phải đạt được để hoàn thành dự án đúng tiến độ đề ra.
Ý nghĩa quan trọng của việc xác định phạm vi dự án là gì?
Phạm vi dự án mang tầm quan trọng nhất định cần phải có của bất kỳ dự án lớn hay nhỏ nào?
Nó giúp trình bày cụ thể hơn những gì dự án cần có để giúp những bên thực hiện dự án có thể nắm rõ thực hiện.
Cung cấp thêm lộ trình để những người quản lý dự án có thể phân công và làm tốt nhiệm vụ, sắp xếp công việc cũng như ngân sách hợp lý nhất.
Xác định phạm vi dự án có thể tập hợp thêm nhiều thành viên trong nhóm để hoàn thành tốt những mục tiêu đưa ra.
Ngăn cản những yếu tố phức tạp hóa dự án, khiến dự án tiêu tốn thêm nhiều ngân sách đầu tư.
Giúp những nhà quản lý dự án có thể đảm bảo được tiến độ dự án thực hiện theo đúng như mong đợi. Phạm vi cung cấp có thể đưa ra những nền tảng vững chắc hơn nhằm đảm bảo dự án phát triển và không bị lệch hướng đầu tư.
Tầm quan trọng của việc thống nhất phạm vi dự án
Phạm vi dự án được kết cấu từ những khâu trung gian khác nhau. Nó có liên kết về mặt quy trình thực hiện, phương hướng thiết kế,… Từ đó, doanh nghiệp có thể tổng hợp được những mục tiêu cần thiết quản lý dự án tốt hơn, trước khi chuyển giao cho chủ đầu tư.
Trong quá trình chuyển giao đó, người quản trị dự án phải viết được quy trình đề xuất, thống nhất với phía chủ đầu tư tiến hành phê duyệt, chỉnh sửa những tài liệu liên quan đến dự án. Từ đó tập hợp những quy trình liên quan để đạt được mục tiêu đề ra.
Trong quá trình chuyển giao quản trị dự án phải thực hiện các quy trình viết đề xuất, thống nhất các yêu cầu từ phía chủ đầu tư, xây dựng, chỉnh sửa và phê duyệt thiết kế, xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng… Tức là tập hợp các quy trình có liên quan tới việc đạt mục tiêu của dự án nằm trong phạm vi dự án.
Cho nên, việc tiến hành thống nhất phạm vi dự án thật sự rất quan trọng để kiểm soát tốt những dự án đầu tư. Nó góp phần quyết định những dự án thực hiện có thành công hay không, tiết kiệm được bao nhiêu chi phí và tiến độ hoàn thành dự án đúng thời hạn.
Xác định phạm vi của dự án có dễ hay không?
Phạm vi dự án không đơn giản để có thể xác định nhanh chóng. Người quản lý dự án và cả nhà đầu tư, chủ thầu dự án cần có sự liên kết để đóng góp vào giải quyết những vấn đề chung liên quan đến dự án. Sự thống nhất từ phía những nhân tố quan trọng này giúp xác định phạm vi dự án đúng chuẩn nhất.
Để xác định phạm vi dự án, chúng ta cần phải cân nhắc chính xác hơn về những yếu tố quan trọng như sau:
Thời gian: Đặt ra mục tiêu thời gian tốt nhất có thể hoàn thành dự án. Sự tính toán cần cân nhắc đến quy mô, mức độ dự án lớn hay nhỏ để hoạch định quỹ thời gian cần thiết.
Nhân sự: Tương ứng với thời gian thực hiện chính là mức độ chuẩn bị số lượng nhân sự cho dự án cần thiết là bao nhiêu người.
Ngân sách: Bạn cần thiết lập ngân sách cụ thể cho từng giai đoạn trong dự án hoặc cần thiết phải thuê chuyên gia phân tích chính xác hơn.
Tính khả thi của dự án: Nếu như những tiềm lực đầu tư và yếu tố hỗ trợ dự án không đủ năng lực đảm nhận. Có thể khiến dự án đi sai hướng và tiêu tốn khá nhiều tiền đầu tư.
Mọi dự án đều cần đến quy trình làm việc rõ ràng thông qua những định hướng phân tích cụ thể. Nói chung để lên kế hoạch và chuẩn bị cho kế hoạch hoàn thiện được phạm vi dự án là điều không hề đơn giản? Doanh nghiệp cần chủ động hơn trong vấn đề này để tránh gặp phải những tình huống khó khăn hơn khi dự án triển khai. Mong rằng với những điều chúng tôi vừa trình bày, bạn đã có thể hiểu thêm về phạm vi dự án là gì rồi nhé!